{"id":9462,"date":"2024-01-26T08:00:14","date_gmt":"2024-01-26T11:00:14","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.nsdocs.com.br\/?p=9462"},"modified":"2024-01-24T11:11:28","modified_gmt":"2024-01-24T14:11:28","slug":"armazenamento-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nsdocs.com.br\/blog\/armazenamento-de-documentos","title":{"rendered":"Melhores pr\u00e1ticas para o armazenamento de documentos"},"content":{"rendered":"
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O dia a dia de uma empresa \u00e9 marcado por muitos pap\u00e9is, s\u00e3o diversas, notas, recibos, boletos e outros, por isso \u00e9 importante pensar em pr\u00e1ticas para armazenamento de documentos.<\/span><\/p>\n

Seja de forma f\u00edsica ou digital, a organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 um ponto importante para qualquer empresa que deseja se destacar em seu ramo de atua\u00e7\u00e3o. Para documentos digitais como NFe, CTe e outros, h\u00e1 ferramentas espec\u00edficas para importar e organizar tudo de forma simples e eficiente.<\/span><\/p>\n

Confira as dicas que reunimos neste texto para lhe ajudar nesta tarefa!<\/span><\/p>\n

<\/span>Armazenamento de documentos f\u00edsicos<\/span><\/span><\/h2>\n

Podemos perceber at\u00e9 mesmo em nossas casas que a papelada pode se acumular facilmente se n\u00e3o mantermos um sistema de armazenamento de documentos, o que \u00e9 ainda mais expressivo em uma empresa. Verifique o que voc\u00ea pode fazer para manter seus documentos devidamente organizados:<\/span><\/p>\n

Escolha seu m\u00e9todo de organiza\u00e7\u00e3o e armazenamento<\/span><\/h3>\n

A primeira coisa que voc\u00ea precisa pensar \u00e9 como pretende organizar seus documentos: deseja organiz\u00e1-los por fornecedor, tipo de documento, ordem alfab\u00e9tica, numera\u00e7\u00e3o, data, enfim, existem diversas op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis. Escolha o m\u00e9todo que faz mais sentido para voc\u00ea e sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Espa\u00e7o de armazenamento<\/span><\/h3>\n

Separe um local ou ent\u00e3o invista em um m\u00f3vel espec\u00edfico para manter os documentos. Lembre-se que a quantidade de documentos tende a aumentar com o tempo, sendo assim, \u00e9 melhor separar um local que ainda tenha espa\u00e7o para mais documentos.<\/span><\/p>\n

Tamb\u00e9m ser\u00e3o necess\u00e1rias pastas e arquivos que podem ser etiquetados de acordo com o m\u00e9todo definido anteriormente.<\/span><\/p>\n

Prazo de validade de documentos<\/span><\/h3>\n

Verifique at\u00e9 quando os documentos precisam ser mantidos. A maioria dos documentos tem um prazo de armazenamento de 5 anos de acordo com a legisla\u00e7\u00e3o. Marcar a data dos arquivos na pasta ou em algum outro local, pode ajudar a lembrar o momento certo de descart\u00e1-los.<\/span><\/p>\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n

Pode ser interessante digitalizar documentos importantes ou at\u00e9 mesmo armazenar os documentos eletronicamente para economizar espa\u00e7o f\u00edsico. Outra vantagem deste processo \u00e9 que voc\u00ea ter\u00e1 uma c\u00f3pia de seguran\u00e7a dos documentos.<\/span><\/p>\n

Seguran\u00e7a e restri\u00e7\u00e3o de acesso<\/span><\/h3>\n

Certifique-se que os documentos est\u00e3o em lugar seco, que est\u00e3o livre da umidade e do mofo. Verifique tamb\u00e9m quais pessoas precisam ter acesso a estes documentos, e deix\u00e1-los com uma c\u00f3pia da chave. Entretanto, pessoas n\u00e3o autorizadas n\u00e3o devem ter acesso aos documentos.<\/span><\/p>\n

<\/span>Armazenamento de documentos digital<\/span><\/span><\/h2>\n

Grande parte dos documentos de uma empresa possuem suas vers\u00f5es eletr\u00f4nicas, como \u00e9 o caso da <\/span>NFe<\/span><\/a>, do CTe e do <\/span>MDFe<\/span><\/a>. Assim como, existem outros documentos que podem ser utilizados em suas vers\u00f5es digitais, como faturas, boletos, etc.<\/span><\/p>\n

Entretanto, para este tipo de armazenamento, s\u00e3o indicadas outras pr\u00e1ticas e cuidados, os quais voc\u00ea confere abaixo:<\/span><\/p>\n

Seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n

Quando ouvimos falar de <\/span>seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/span><\/a>, parece ser algo para grandes institui\u00e7\u00f5es, mas n\u00e3o \u00e9. Todas as empresas devem cuidar de suas informa\u00e7\u00f5es eletr\u00f4nicas para evitar preju\u00edzos.<\/span><\/p>\n

Com documentos armazenados eletronicamente n\u00e3o \u00e9 diferente. Verifique quem precisa acessar aos computadores onde est\u00e3o armazenados os documentos, e certifique-se que apenas estas pessoas tenham acesso.<\/span><\/p>\n

Se os documentos estiverem armazenados em nuvem, o que \u00e9 mais indicado, tamb\u00e9m\u00a0 \u00e9 necess\u00e1rio tomar cuidados com a seguran\u00e7a, certificando-se que apenas pessoas autorizadas tenham acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

Backup<\/span><\/h3>\n

Esta pr\u00e1tica est\u00e1 relacionada com o item anterior, \u00e9 muito importante possuir uma c\u00f3pia de seguran\u00e7a dos documentos para n\u00e3o passar por problemas. Tanto para se proteger de ataques virtuais quanto de problemas na m\u00e1quina ou f\u00edsicos (como fogo, umidade, infiltra\u00e7\u00f5es) \u00e9 muito importante ter um backup das informa\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

Versionamento<\/span><\/h3>\n

Uma pr\u00e1tica interessante e simples de ser realizada \u00e9 o controle de vers\u00f5es. Nada mais \u00e9 do que manter ou menos um registro de qual vers\u00e3o est\u00e1 no documento. Algo f\u00e1cil \u00e9 inserir no rodap\u00e9 do documento o n\u00famero da vers\u00e3o e da revis\u00e3o de forma abreviada como: V000R000, onde V \u00e9 a vers\u00e3o e R \u00e9 a revis\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Por exemplo, no n\u00famero V002R003 entendemos que o documento est\u00e1 na segunda vers\u00e3o (quando foi necess\u00e1rio alterar mais de 30% do documento) e na terceira revis\u00e3o (quando foram realizados apenas ajustes).<\/span><\/p>\n

Organiza\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n

Assim como no ambiente f\u00edsico, \u00e9 necess\u00e1rio ter <\/span>organiza\u00e7\u00e3o<\/span><\/a> ao armazenar os documentos eletronicamente. Defina qual vai ser o m\u00e9todo de organiza\u00e7\u00e3o que deve ser utilizado, se organizado por data, fornecedor, tipo do documento, etc. Depois, crie pastas espec\u00edficas para cada uma das categorias e mantenha tudo sempre organizado.<\/span><\/p>\n

Conformidade com a legisla\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n

Outro aspecto muito importante do armazenamento de documentos fiscais \u00e9 a conformidade com a legisla\u00e7\u00e3o. Existem documentos que possuem apenas a vers\u00e3o digital como a NFe, <\/span>CTe<\/span><\/a> e MDFe e estes documentos precisam ser armazenados por 5 anos.<\/span><\/p>\n

Outro ponto que deve ser observado \u00e9 a <\/span>Lei de Prote\u00e7\u00e3o de Dados<\/span><\/a>, que responsabiliza a empresa pelas informa\u00e7\u00f5es que armazena de seus funcion\u00e1rios, clientes, fornecedores e outros envolvidos com a institui\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Utilize um sistema para armazenamento de documentos<\/span><\/h3>\n

Por \u00faltimo, n\u00e3o menos importante, utilize um sistema de armazenamento e organiza\u00e7\u00e3o de documentos fiscais. Utilizando um sistema assim, suas informa\u00e7\u00f5es ficaram seguras, a organiza\u00e7\u00e3o pode ser otimizada, voc\u00ea n\u00e3o precisa se preocupar com backup das informa\u00e7\u00f5es e os documentos ficam armazenados de acordo com o prazo que exige a legisla\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Confira as facilidades do nsdocs:<\/span><\/p>\n