Veja como baixar arquivos XML emitidos para a sua empresa

Os documentos fiscais e os respectivos arquivos XML são de grande importância para todas as empresas que buscam estar em dia com suas obrigações fiscais.

Nestes casos, torna-se necessário baixar XML de notas fiscais e outros documentos, seja para importar informações para um sistema ou utilizá-los para a emissão de outros documentos, como o CTe. 

Neste post, te explicamos como baixar XML e todas as informações que você precisa para entender o processo. Ao final você irá aprender como fazer o download no portal da Sefaz e também como fazer importação de XML de forma automática utilizando o nsdocs. Continue a leitura!

O que é um arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica?

O XML é um arquivo eletrônico estruturado, onde as informações são organizadas em categorias, tornando fácil a leitura destes documentos por máquinas. Em outras palavras, o arquivo XML é muito leve, fácil de ser transmitido e armazenado eletronicamente.

No Brasil, o arquivo XML é utilizado pelos órgãos públicos que reconhecem o documento como válido para fins fiscais. Entretanto, para ser reconhecido, o arquivo XML é transmitido para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e assinado com o certificado digital da empresa emitente.

No final do período empresarial, os arquivos XMLs são encaminhados para a contabilidade da empresa, para que seja possível prestar contas sobre as atividades econômicas prestadas.

Como baixar o arquivo XML?

Através do site da SEFAZ

Confira o passo a passo para poder baixar o arquivo XML da nota fiscal:

1 – Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica e clique na opção “Consultar NF-e”;

2 – Na página aberta em seguida, digite ou cole a chave de acesso, marque a opção “Sou humano”, realize a validação e clique em “Continuar”.

3 – Em seguida, as informações resumidas da Nota Fiscal serão apresentadas. Clique em “Download do documento” para baixar o arquivo XML;

4 – Selecione o certificado digital da empresa e pronto, o arquivo estará em seu computador.

Através do nsdocs

1 – Crie seu cadastro na plataforma;

2 – Selecione o certificado digital de sua empresa e selecione a forma de busca;

3 – Você pode aguardar a primeira busca automática ou baixar o XML através da chave de acesso.

Outras dúvidas comuns

Qual a diferença de chave de acesso e arquivo XML?

Neste processo de baixar XML, é muito comum falarmos na chave de acesso da NFe. Mas afinal, o que é chave de acesso? Ela é um número de 44 dígitos que serve para identificar a NFe, sendo única para cada documento.

A chave de acesso é formada por várias informações, entre elas o CNPJ da empresa, o número e série da NFe, entre outros dígitos sequenciais e de geração automática que servem para identificar o documento em meio a milhões de outros emitidos.

Imagine a seguinte situação: a empresa A emite a NFe 200 com a série 1, e outra empresa, que vamos definir B, emite também uma NF com número 200 e série 1. Se não existisse a chave de acesso, talvez fosse difícil identificar os dois documentos, mas como ela existe, a chave sempre será diferente.

Onde está a chave de acesso no arquivo XML?

A chave de acesso aparece no DANFe, que é o documento auxiliar da Nota Fiscal, que é como se fosse a outra metade do XML. Enquanto o XML é eletrônico, o DANFe é o documento físico ou a visualização das informações da NFe em papel.

Além disso, a chave de acesso pode ser encontrada dentro do arquivo XML, representada pela tag <chNFe>.

O que é certificado digital?

Já que para baixar XML no seu computador é necessário realizar a validação pelo certificado digital, nada melhor do que falarmos sobre ele. Existem dois modelos de certificado digital disponíveis no mercado atualmente.

Certificado digital A3

Um deles é chamado de A3, possui uma mídia física, como um token (parecido com um pendrive) ou uma leitora com cartão, tem validade de 3 anos. Apesar do prazo de validade maior, não se engane, o certificado A3 acaba sendo menos prático, pois costuma apresentar problemas de conexão.

Certificado digital A1

Entretanto, o outro modelo, que é mais aconselhado por profissionais de tecnologia, é o A1. Ele tem validade de um ano, mas é um arquivo digital instalado na máquina e apresenta bem menos problemas em comparação com outro modelo. É dele que vamos falar.

Instalação do certificado digital

Para realizar a instalação do certificado digital A1, você deve primeiramente ter acesso ao arquivo correspondente. O arquivo pode ter sido enviado por e-mail, pois existem muitas empresas em que o contador se encarrega da emissão do certificado.

Ou então o certificado pode ser baixado diretamente do site da certificadora (empresa reconhecida para gerar certificados).

Tendo acesso ao arquivo, basta clicar duas vezes no mesmo e seguir os passos de instalação que o próprio sistema do computador apresenta. Em determinado momento será solicitada a senha de acesso que você poderá inserir para dar continuidade. Feito isso, acredite, a parte mais difícil já foi concluída.

Como baixar XML sem certificado digital?

O aplicativo para baixar XML sem o certificado digital é o nsdocs, que permite consultar, armazenar e baixar arquivos XML de maneira individual ou em lote. O aplicativo é muito prático e facilita muito a rotina das empresas.

Funciona da seguinte maneira: você cadastra a sua empresa no sistema, instala o certificado digital que fica armazenado em nuvem e programa o sistema para realizar uma consulta periódica na SEFAZ.

Desta forma, todos os documentos que forem emitidos no CNPJ da empresa serão armazenados de forma automática no aplicativo, que disponibiliza um painel para permitir o fácil acesso e gerenciamento aos seus documentos fiscais.

Parece brincadeira, não é mesmo? Se você tem interesse em saber mais sobre nossa ferramenta, você pode acessar o site para saber mais sobre como o nsdocs pode otimizar a sua rotina fiscal!