10 principais erros na emissão de Nota Fiscal eletrônica

A emissão de notas fiscais pode ser algo complicado, são diversos códigos e informações diferentes que precisam ser preenchidas, sem falar que todas elas são validadas pela SEFAZ.

Para lhe ajudar nestas tarefas, listamos neste texto os principais erros na emissão de nota fiscal eletrônica para que você saiba o procedimento correto e evite perdas de tempo. Confira a seguir!

O que acontece quando há erro na emissão de uma nota fiscal?

Para esclarecer, existem dois tipos de erros na emissão de nota fiscal eletrônica. Primeiramente, se houver algum erro de validação no momento da emissão da nota fiscal, poderá retornar uma rejeição ao ser realizado o envio para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Ou seja, existem dados e informações que o órgão fiscalizador já consegue identificar,

Errar no preenchimento das informações

Como falamos anteriormente, a nota fiscal eletrônica possui várias informações, sejam referentes a operação ou códigos fiscais,

• Identificação da NF-e: Número, Série, Data de emissão, Data e hora da geração da NF-e, Tipo de operação (entrada o saída) Modelo da NF-e, Finalidade da emissão (Normal, Complementar, Ajuste ou Devolução), Forma de pagamento (À vista, a prazo ou sem pagamento;
• Dados do Emitente: CNPJ ou CPF, Razão Social, Nome Fantasia, Endereço Completo (Logradouro, número, bairro, município, UF, CEP), Inscrição Estadual e Regime Tributário;
• Dados do Destinatário/Remetente: CPF ou CNPJ, Nome/Razão Social, Endereço Completo, Inscrição Estadual (se aplicável);
• Produtos e Serviços (para cada item da nota): código do produto (SKU ou código próprio), descrição do produto, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), Unidade de medida, Quantidade, Valor unitário, Valor total, Códigos e valores das tributações aplicáveis (ICMS, PIS, COFINS, IPI, ISS, etc.);
• Valores Totais: Base de cálculo do ICMS, Valor do ICMS, Valor total da NF-e, Descontos e acréscimos (se houver);
• Transporte: modalidade de frete (por conta do emitente, destinatário ou sem frete), CNPJ/CPF da transportadora, placa do veículo (se aplicável), peso bruto e líquido da carga;
• Pagamento: forma de pagamento (dinheiro, cartão, boleto, etc.) e valor do pagamento;
• Informações adicionais: observações fiscais (dados complementares exigidos pela legislação estadual ou federal), código de autorização de uso (gerado pela SEFAZ após validação).

Outro erro comum é deixar campos de preenchimento obrigatório em branco, neste caso, o erro já será apresentado no momento da autenticação da SEFAZ.

Realizar a emissão do tipo errado de Nota Fiscal

Existem diferentes tipos de notas fiscais e cada uma serve para um tipo de operação. É comum que as empresas confundam os tipos de notas fiscais e acabam emitindo com o modelo errado:

• Nota Fiscal eletrônica (NF-e): usada para operações fiscais realizadas entre empresas (apesar de também poder ser usada para consumidor final) envolvendo a circulação de mercadorias, como compra e venda;
• Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e): usada quando há a prestação de serviços;
• Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e): emitida em operações destinadas a consumidor final, pessoa física;
• Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e): comumente usada por pessoas que não tem a obrigação fiscal de emitir notas fiscais, como MEI (micro empresário individual) e empresas com CNAE de prestação de serviços, como transportadoras.

É importante destacar que existem ainda outros documentos fiscais que podem ser emitidos para operações específicas como o CT-e (Conhecimento de transporte eletrônico) e o MDF-e (Manifesto de documentos fiscais eletrônicos) que são emitidos em transportes de cargas.

Erro no cálculo dos impostos

Uma das principais funções da Nota Fiscal Eletrônica é servir como fato gerador dos impostos. Ou seja, é a partir deste documento que os cálculos são realizados. Entretanto, essas informações podem variar de acordo com o tipo de operação, produto e regime tributário da empresa.

Para facilitar este preenchimento, confira abaixo os códigos fiscais utilizados na emissão de notas fiscais:

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): código numérico que identifica a natureza de uma operação fiscal, como venda, compra, transferência, devolução, entre outras. Serve para determinar a tributação correta e o preenchimento adequado dos documentos fiscais;
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): utilizado para classificar mercadorias em operações de comércio exterior e na tributação de produtos no Brasil;
• CEST (Código Especificador da Substituição Tributária): para identificar mercadorias sujeitas ao regime de Substituição Tributária (ST). Ele complementa a informação do NCM e é obrigatório para produtos que se enquadram na legislação de situação tributária;
• EAN (European Article Number): também chamado de GTIN – Global Trade Item Number, é um código de barras utilizado para identificar produtos comercialmente;
• CST (Código de Situação Tributária): é um código de três dígitos utilizado para determinar a tributação do produto em relação ao ICMS;
• BC (Base de Cálculo): valor sobre o qual a alíquota do imposto será aplicada. Pode ser o valor da mercadoria, incluindo ou não descontos e outras despesas, dependendo da legislação vigente;
• Alíquota: percentual aplicado sobre a base de cálculo para determinar o valor do imposto devido. Pode variar conforme o estado e a natureza da operação.

Problemas no cadastro do emissor

Para que uma empresa consiga realizar a emissão de notas fiscais é preciso que ela seja cadastrada na SEFAZ. Este cadastro não é o mesmo realizado para obter a Inscrição Estadual que é quando a empresa se registra como contribuinte do ICMS.

O cadastro para emissão de notas fiscais pode variar bastante conforme o estado onde a empresa está situada, mas geralmente quem ajuda nesta tarefa é o conta

Problemas quanto ao certificado digital

O certificado digital é um documento que a empresa utiliza para assinar documentos fiscais, é como uma identidade on-line. Entretanto, alguns modelos de certificado digital podem apresentar falhas de conexão.

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