O que é pedido de compras e como aplicar em sua empresa

Na rotina empresarial existem vários processos que podem ser aplicados para facilitar o dia a dia e deixar tudo mais organizado. Esses processos envolvem a emissão de documentos fiscais e também de documentos não fiscais, com o caso do pedido de compras.

Para deixar este assunto mais claro e orientar como você pode aplicar esta rotina em sua organização, elaboramos este texto. Acompanhe a leitura!

O que é um pedido de compra?

Um pedido de compra é um documento utilizado para solicitar a aquisição de produtos ou serviços de um fornecedor. Ele funciona como um contrato entre a empresa compradora e o fornecedor.

Os pedidos de compras ajudam a controlar gastos, garantir que a empresa receba o que foi solicitado e serve como base para conferência na entrega e no pagamento. Ele é um dos documentos em um processo de compras dentro de um sistema ERP, facilitando a gestão de fornecedores e estoque.

Quais informações devem ser apresentadas em um pedido de compras?

As informações de um pedido de compra podem variar de acordo com a empresa e os processos que ela segue, mas de forma geral, este documento contém:

• Descrição dos itens ou serviços (nome, código, especificações);
• Quantidade;
• Preço unitário e total;
• Condições de pagamento;
• Prazo de entrega;
• Local de entrega;
• Informações do fornecedor e do solicitante.

Como fazer um pedido de compras?

Assim como as informações contidas no pedido de compra, o processo de emissão do mesmo pode variar de empresa para empresa, mas de forma geral, pode seguir as seguintes etapas:

Criar a solicitação de compras

Antes de criar o pedido de compra, a empresa deve identificar o que precisa comprar, seja matéria-prima, insumos, equipamentos ou serviços. Esse levantamento pode ser feito pelo setor de compras, almoxarifado ou pelo solicitante interno.

Negociação com fornecedores

Para garantir a melhor condição de compra, é comum solicitar cotações de preços e condições a diferentes fornecedores. Isso ajuda a comparar preços, prazos e qualidade.

Aprovação do pedido

Dependendo da política da empresa, o pedido pode precisar de aprovação de um gestor antes de ser enviado ao fornecedor, principalmente para compras de alto valor.

Envio para o fornecedor

O pedido é enviado ao fornecedor por e-mail, sistema de compras ou outro meio formal. O fornecedor deve confirmar o recebimento e validar as condições acordadas.

Entrega, prestação de serviço e pagamento

A última etapa é o cumprimento do acordo realizado entre as partes, seja com a entrega das mercadorias ou prestação do serviço. Neste momento, ocorre também a emissão da Nota Fiscal Eletrônica referente às operações.

Outra questão importante é o pagamento, que pode ocorrer antes das entregas das mercadorias, ou depois, conforme acordado entre as partes.

Quais são os benefícios dos Pedidos de Compra?

Se você ainda está em dúvidas se esse tipo de solicitação de compra seria interessante para o gerenciamento de seu negócio, mostramos abaixo alguns benefícios:

Controle Financeiro

O pedido de compra permite um controle mais eficiente dos gastos da empresa, evitando compras desnecessárias ou duplicadas. Com esse processo estruturado, é possível planejar melhor o orçamento, garantindo que os recursos sejam alocados de forma inteligente.

Além disso, a formalização das compras facilita negociações com fornecedores, possibilitando melhores condições de pagamento.

Padronização da gestão de compras

A padronização do fluxo de compras evita erros e inconsistências, garantindo que todas as aquisições sigam um processo definido. Com regras claras para solicitação, aprovação e emissão de pedidos, a empresa assegura que as compras sejam feitas da forma correta e dentro dos critérios estabelecidos.

Redução de erros e fraudes

Com a formalização de todas as etapas da compra, os riscos de erros e fraudes são significativamente reduzidos.

O pedido de compra documenta todas as transações, facilitando a verificação interna e garantindo que todas as aquisições estejam em conformidade com as normas das empresas e regulatórias.

Melhoria no relacionamento com fornecedores

Um processo de compras bem estruturado facilita a comunicação com os fornecedores, evitando mal-entendidos sobre preços, prazos e especificações dos produtos ou serviços adquiridos.

Além disso, ao manter um histórico detalhado das compras, a empresa pode fortalecer parcerias estratégicas e negociar melhores condições no futuro.

Otimização do controle de estoque

A utilização de pedido de compras ajuda a manter um estoque equilibrado, evitando tanto a falta quanto o excesso de produtos. Com um controle mais eficiente, a empresa pode programar suas compras de acordo com a demanda real, reduzindo custos operacionais e melhorando o giro de estoque.

Facilidade na gestão e análise de compras

Ao estruturar todas as aquisições em um sistema organizado, a empresa pode gerar relatórios detalhados sobre fornecedores, preços, volumes adquiridos e desempenho do setor de compras.

Essas informações são valiosas para análises estratégicas, permitindo ajustes que tornem o processo mais eficiente e econômico.

Agilidade e eficiência

A automação do processo de compras, especialmente com o uso de um sistema ERP, reduz o tempo gasto com cotações, aprovações e acompanhamento dos pedidos.

Isso torna o setor de compras mais produtivo e eficiente, garantindo que a empresa receba os produtos ou serviços necessários sem atrasos ou burocracias desnecessárias.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de documentos

Podemos ver no texto que são diversas informações e processos que envolvem a gestão de compras, para melhorar esta ação, nada melhor do que contar com a tecnologia.

O nsdocs é uma plataforma online de recebimento de notas fiscais. Ou seja, no momento em que é emitida uma NF-e contra o CNPJ da empresa é possível recebê-la de forma automática em um painel em nuvem.

Este processo tem grande importância na conferência das informações e dados, além de ajudar no cálculo de impostos, geração de guia e prestação de contas ao governo.

Acesse nosso site agora mesmo e confira as facilidades que o nsdocs tem a oferecer!