Número da nota fiscal: como encontrá-lo e como é composto

Mas você sabe como identificá-lo na nota? E como saber qual é o número da nota fiscal através da chave de acesso? Estas e outras perguntas nós respondemos no texto a seguir. Continue a leitura!

Onde fica o número da nota fiscal?

Para conseguir encontrar o número da nota fiscal, primeiramente precisamos entender com qual tipo de documento estamos lidando, isso por que a nota fiscal possui duas partes, o arquivo XML e o DANFe:

Arquivo XML

O arquivo XML é a parte eletrônica da NF-e, é um arquivo armazenado virtualmente que facilita a troca de informações entre empresas e órgãos públicos. Este arquivo é organizado em tags, onde cada uma carrega uma informação do arquivo.

Assim sendo, número da nota fiscal encontra-se na tag <nNF> conforme a imagem abaixo:

DANFe

O DANFe por sua vez é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, ele é a representação gráfica das informações contida no XML. Ele pode ser impresso ou salvo em PDF para poder acompanhar a mercadoria durante o transporte.

No DANFe o número da nota fiscal eletrônica está em destaque no meio do plano superior do documento fiscal:

Chave de acesso

Outro lugar onde o número da NF-e pode ser encontrado é na chave de acesso. Este código não é apenas um amontoado de números, e sim, carrega as informações da NFe de forma resumida.

Assim sendo, o número é uma delas, conforme apresentado na imagem abaixo:

Como é definido o número da nota fiscal?

O número da nota fiscal eletrônica segue uma sequência de números que não pode ser interrompida. Inclusive, interromper a numeração pode trazer problemas para a empresa, que pode ser visto como uma forma de sonegar impostos (como lançar as NFes mais não chegar a validá-las).

Até o ano de 2024, era possível registrar os números que por algum motivo não foram usados, processo conhecido como inutilização. Mas esta atividade deixou de existir.

O que é a série da nota fiscal?

Assim como o número da nota fiscal, a série também é uma sequencia numérica, mas ela serve mais como um número de “linha de produção”. Ela é usada para diferenciar documentos fiscais emitidos pelo mesmo contribuinte e pode variar de acordo com o tipo de operação, local de emissão ou sistema utilizado.

Para ficar mais claro, cada sequência de série inicia no número 1 e continua. Por exemplo:

• Série 1, número 1;
• Série 1, número 2;
• Série 2, número 1.

Antes de alterar a série de emissão da nota fiscal, sempre confirme com a contabilidade da empresa para evitar problemas com a fiscalização.

Exemplos de momentos onde podem ser utilizadas series diferentes:

• Quando a empresa usa mais de um sistema emissor; 
• Quando existem várias filiais da mesma empresa emitindo documentos; 
• Quando a empresa troca de sistema emissor, mas não se recorda qual foi o último número utilizado na emissão de NFe. 

Diferença entre o número da nota fiscal e chave de acesso

Como ambos servem para identificar a nota fiscal, é comum que haja confusão. Mas na verdade, os dois são coisas bem diferentes. 

Como já falamos anteriormente, a chave de acesso da nota fiscal é um conjunto de números que traz informações sobre o documento, ela é organizada da seguinte maneira: 

• Código da UF (Unidade Federativa): os dois primeiros dígitos representam o código do estado brasileiro onde a nota foi emitida, seguindo a tabela do IBGE;
• Ano e Mês de Emissão: os quatro dígitos seguintes indicam o ano e o mês da emissão da nota fiscal, dois para o ano e dois para o mês;
• CNPJ do Emitente: após a data, temos 14 dígitos correspondentes ao CNPJ da empresa que está emitindo a nota;
• Modelo: os dois dígitos seguintes identificam o modelo do documento fiscal. No caso da Nota Fiscal Eletrônica, esse número é 55;
• Série da NFe: logo após, vem uma sequência de até três dígitos que indicam a série da nota fiscal;
• Número da NFe: seguem-se nove dígitos que compõem o número da nota fiscal, que é sequencial dentro da série;
• Forma de Emissão: este dígito indica a forma de emissão da nota (se por contingência, normal, entre outras);
• Código Numérico: os oito dígitos seguintes são um código numérico que, junto ao dígito verificador, ajuda a garantir a validade da chave;
• Dígito Verificador: o último dígito é um verificador, que é calculado a partir de todos os outros dígitos da chave de acesso, assegurando que ela foi digitada ou transmitida corretamente.

Já o número possui no máximo 9 dígitos no máximo e não traz outras informações além da sequência numérica que a nota representa.

Como identificar a série de notas fiscais?

Assim como o número a série tem um lugar de destaque no DANFe, ela está localizada no centro superior do documento, conforme a imagem abaixo: 

E no XML a informação é encontrada na tag <serie>:

Como controlar melhor as notas fiscais 

Como vimos ao longo do texto, as notas fiscais carregam diversas informações importantes a respeito da operação comercial realizada. 

Extraviar ou perder uma nota fiscal pode significar problemas para as empresas, uma vez que não é possível comprovar as atividades prestadas. 

Isso é importante contar com ferramentas tecnológicas que auxiliam no gerenciamento, armazenamento e distribuição dessas notas como o nsdocs. 

O nsdocs é um painel que importa automaticamente as notas fiscais da SEFAZ, e armazena em um painel, onde elas podem ser filtradas, administradas e distribuídas de forma manual ou automática facilitando bastante o dia a dia das empresas. 

Se você deseja administrar melhor suas notas fiscais, acesse nosso site e descubra como o nsdocs pode te ajudar.