O que é DACTE, como emitir e outras dúvidas

Se você trabalha no setor de transportes, sabe que há muitos detalhes a serem observados e vários documentos fiscais eletrônicos que precisam ser emitidos. Um desses documentos é o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

O CT-e precisa ser emitido em todas as prestações de transporte de cargas estaduais e interestaduais. Juntamente com o conhecimento existe o DACTe e é sobre ele que vamos falar neste post.

Acompanhe a leitura para saber mais sobre este documento, como deve ser emitido e se realmente precisa ser impresso, confira!

O que é CTe?

Não conseguimos explicar o DACTe sem primeiramente explicar sobre o CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico), que é um documento que deve ser emitido quando há prestação de serviço de transportes de carga. 

O conhecimento é emitido por transportadoras que são contratadas para realizar o transporte, seja ele estadual ou interestadual. Nele, são preenchidas as informações sobre a mercadoria transportada e a operação do transporte. 

O CTe é um documento muito importante porque serve como fato gerador do ICMS (Imposto sobre Circulação de Bens e Serviços). Ou seja, ele serve como base para cálculo do imposto e para comprovar as operações da empresa. 

Além disso o CTe também é utilizado no controle e fiscalização do transporte de cargas no Brasil. 

O que é DACTE?

Continuando nossa explicação, existe mais detalhe que precisa ser observado, o CTe  é formado por duas partes: o XML e o DACTe.

Arquivo XML (eXtensible Markup Language)

O XML é um arquivo digital armazenado e transmitido eletronicamente que contém todas as informações do documento. Ele é um tipo de arquivo mais leve que contém as informações agrupadas por TAGs 

Na prática, se abrirmos um arquivo XML pela primeira vez, pode ser que não consigamos identificar o que está escrito nele. Mas com o passar do tempo, conseguimos observar que cada uma das TAGs se refere a uma informação do arquivo. 

O XML é organizado desta forma para ficar mais fácil de transmitir as informações, pois deixa o arquivo mais leve. Para exemplificar, no momento tem emissão de CTe o arquivo XML é enviado para SEFAZ (Secretária da Fazenda) onde ocorre a validação do documento e a assinatura digital da empresa. 

DACTe (Documento auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico)

Já o DACTe ou Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico, por sua vez, é a representação gráfica do conhecimento. Ele pode ser impresso ou armazenado em formato de PDF.  Ao contrário do XML, no DACTe as informações são apresentadas de forma prática onde são facilmente identificadas. 

Podemos concluir então, que o XML é um arquivo para que as máquinas consigam ler e o DACTe é para humanos.

Confira um modelo de DACTe abaixo. Lembrando que este é apenas um exemplo e não tem validade fiscal:

Para que serve o DACTe?

A principal função do DACTE é acompanhar o transporte das mercadorias fornecendo informações sobre o transporte como emitente e destinatário e valor da carga. 

O DACTe facilita a conferência das informações, seja por agentes da fiscalização ou por funcionários das empresas de transporte.

Quem deve emitir o DACTe?

A emissão do DACTe está vinculada a emissão do CTe, no fim do processo, o DACTe precisa apenas ser impresso. O que pode ser feito pela própria transportadora que emitiu o conhecimento. 

Além disso, é importante destacar que o DACTe deve acompanhar a carga durante toda a viagem ou seja ele deve ser impresso ou armazenado de forma eletrônica antes mesmo do início da prestação.

Quais informações precisam estar no DACTe?

Confira abaixo as informações que precisam ser preenchidas no Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico:

• Dados do CT-e: chave de acesso, código de barra, número e série, data e hora de emissão do CT-e, Modalidade de transporte (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário, dutoviário), tipo do serviço (Normal, Subcontratação e Redespacho) CFOP (Código Fiscal da Operação);
• Dados do Emitente: Razão social e CNPJ/CPF; Inscrição Estadual (IE) e endereço completo do transportador;
• Dados do Tomador do Serviço: indicação do pagador (Remetente, Destinatário ou outros), Razão social, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual (IE) e Endereço completo;
• Dados do Remetente e Destinatário: razão social, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual (IE) e endereço completo;
• Informações da Carga: natureza da mercadoria, quantidade, peso e valor;
• Valores e Tributos: valor total do serviço de transporte, CST (Código da Situação tributária), Base de cálculo, Alíquota e valor do ICMS;
• Informações Adicionais: observações gerais do transportador, como mensagens obrigatórias (por exemplo, legislação aplicável).

Como emitir o DACTE?

Conforme mencionamos anteriormente. a emissão do DACTe está atrelada a emissão do CTe. Logo, os passos para a emissão DACTe são os mesmos que para a emissão do CTe 

Antes de emitir CTe, você vai precisar de: 

• Estar credenciado na Sefaz do seu estado; 
• Possuir um sistema emissor de CTe; 
• Ter o certificado digital da empresa; 
• E é claro, estar conectado à internet. 

O passo a passo para a emissão de CTe também é simples: 

• Acesse o seu sistema emissor; 
• Realize o preenchimento das informações; 
• Finalize o documento assine com o certificado digital da empresa (processo que já é realizado de forma automática no emissor); 
• Realize o envio para a SEFAZ; 
• Após a validação do documento, realize a impressão do DACTe ou armazenei em formato digital (PDF). 

Como consultar o DACTE

Para realizar a consulta do DACTE, é necessário consultar o Conhecimento de Transporte eletrônico, para isso, acesse o portal do CTe. Na página inicial clique na opção “Consulta CT-e”.

No DACTE, está preenchida a chave de acesso do CTe, próximo ao código de barras do documento. Digite a chave no campo indicado, realize a validação da opção “Sou humano” e clique em “Continuar”.

Na página seguinte, é apresentada a versão resumida das informações do CTe.

Para realizar a Consulta completa do documento eletrônico, é necessário realizar a assinatura digital com o certificado da empresa.

Outras dúvidas comuns

DACTE é documento fiscal?

O DACTe por si só não é considerado um documento fiscal, o documento fiscal é o CTe e o arquivo que tem validade fiscal é o XML. Entretanto, o DACTe pode ser apresentado durante o transporte de carga para comprovar a emissão do CTe. 

Qual a diferença entre DANFE e DACTE?

Como vimos ao longo do texto, o DACTe é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico. O DANFe, por sua vez, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, que também serve para acompanhar as mercadorias durante o transporte. 

Ou seja, em outras palavras, o DACTe é referente ao CTe, e o DANFe é referente à NFe. 

DACTE pode ser considerado NF?

Por ambos se tratarem de documentos fiscais, é comum que as pessoas confundam o CTe com a NFe, e por consequência, o DACTe com o DANFe. Entretanto as 2 coisas são diferentes e o DACTe não pode ser considerado NF. 

Para que o transporte esteja dentro das normas fiscais, ele precisa estar acompanhado do CTe da NFe se ele for prestado por transportadoras. Além destes documentos também é necessário emitir o MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos) 

Em casos de transporte próprios, ou seja, carga própria com veículo próprio as mercadorias são acompanhadas com a NFe e o MDFe. 

O que acontece se a DACTe não for emitida?

O transporte de mercadorias sem ser acompanhada pelo DACTe pode ser realizado em casos de transporte de carga própria com veículo próprio. 

Outra situação que não requer o acompanhamento do DACTe é o caso de transportes municipais onde é emitida a Nota Fiscal de Serviço eletrônica no lugar do CTe. 

Para casos em que transportadoras são contratadas para fazer o transporte é obrigatório a emissão do CTe. Assim sendo, também é necessário que o t DACTe acompanhe o transporte. 

Se em casos de fiscalização, o DACTe não for apresentado, podem ser aplicadas multas a transportadora. 

Quantos tipos de DACTE existem?

Como o DACTe é o documento auxiliar do CTe, os tipos vão ser os mesmos do conhecimento, confira abaixo:

• CTe Complemento: é um documento emitido quando um conhecimento anterior ficou com um valor abaixo do correto, seja de frete ou de ICMS;
• CTe substituição: emitido para substituir um CTe emitido incorretamente, com o valor maior que o correto ou com o tomador informado incorretamente;
• CTe subcontratação: emitido quando a empresa transportadora é contratada por outra empresa de transporte para realizar o frete.

Posso fazer o transporte de mercadorias sem o DACTE?

Se você é uma transportadora que presta serviços de transporte a outras empresas, entre cidades ou entre estados não pode fazer o transporte de mercadorias o DACTe, estando sujeito a multas caso desobedeça a legislação. 

Qual a diferença entre CTe e DACTe?

Para recapitular, o CTe é um documento fiscal emitido quando há prestação de serviço de transporte. Já o DACTe, por sua vez, é uma parte do CTe, a representação gráfica dele. 

O que fazer se o DACTE extraviar durante o transporte?

Primeiro, é importante destacar que a segurança do sistema e do próprio transporte não depende do DACTe. Conforme mencionado anteriormente, ele é apenas uma representação do CTe, o documento que comprova a prestação do serviço.

A chave de acesso contida no DACTe permite que, por meio de uma consulta no ambiente da SEFAZ, seja possível confirmar se a prestação de serviço é regular, se os impostos foram recolhidos corretamente e se está relacionada ao Conhecimento de Transporte Eletrônico indicado.

Portanto, caso o documento impresso seja danificado ou extraviado, basta que o emissor realize uma nova impressão. No entanto, lembre-se de que a mercadoria em trânsito, documentada por meio do CTe, não pode prosseguir sem o DACTe.

Além disso, vale mencionar que o uso de plataformas como o nsdocs pode facilitar o processo de organização e gestão dos documentos fiscais, evitando extravios e perdas de informações, já que esses dados são importados automaticamente.

Quem é obrigado a armazenar o DACTE?

Para responder a essa pergunta corretamente, é necessário entender que a regra geral é que a transportadora e o tomador do serviço (a empresa que contratou o transporte) precisam guardar apenas o CTe pelo prazo estabelecido na legislação, que atualmente é de 5 anos.

Portanto, não há obrigatoriedade de armazenar o documento auxiliar, o DACTe. Embora algumas empresas ainda costumam guardar este tipo de documento.

Como imprimir DACTE com chave de acesso?

Para conseguir realizar a impressão do DACTe utilizando apenas a chave de acesso do conhecimento é necessário possuir um software específico para a importação dos arquivos. 

A consulta na Sefaz pela chave de acesso permite uma representação gráfica das informações do CTe, que não é necessariamente o DACTe. Assim sendo, é necessário utilizar um programa específico. 

Um exemplo de programa com essa funcionalidade é nsdocs, que permite a importação de notas fiscais e outros documentos utilizando apenas a chave de acesso.