Nota fiscal retroativa: é possível emitir nota fiscal com data atrasada?

A Nota Fiscal Eletrônica é um dos documentos mais importantes dentro da rotina empresarial. Ela registra as atividades econômicas das empresas servindo como base para o cálculo de impostos e prestações de contas.

Mas o que acontece se por algum motivo a NF-e não tiver sido emitida no momento da operação? É possível emitir nota fiscal retroativa?

Como fazer isso e quais são as regras? Estas e outras perguntas, pretendemos responder neste texto, acompanhe.

O que é uma nota fiscal retroativa?

Uma nota fiscal retroativa é uma forma de emitir uma nota fiscal de uma operação que ocorreu no passado.

Como sabemos, as operações que a empresa realiza para obter lucro funcionam como fato gerador de impostos, que segundo a legislação tributária devem ser registrados pela NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

Neste sentido, a nota fiscal retroativa seria uma forma de registrar uma transação comercial que ocorreu no passado.

Qual é o prazo para emissão do documento da nota fiscal?

A SEFAZ (Secretaria da Fazenda), órgão responsável pela validação deste tipo de nota, não estabelece um prazo específico, deixando a cargo da SEFAZ de cada estado.

No manual de orientação ao contribuinte (MOC) da NF-e, a SEFAZ nacional sugere o prazo de 30 dias, mas o prazo definido pela SEFAZ estadual sobrepõe essa data.

Neste mesmo manual, a SEFAZ ainda registra que pode ser aceita uma NF-e com data muito atrasada, desde que a mesma tenha sido emitida em contingência, onde o retorno da autorização ficaria como “Autorizado o uso da NF-e, autorização fora do prazo”.

É possível emitir uma nota fiscal com data retroativa?

Sim, no entanto é necessário ficar atento a algumas regras de emissão, como por exemplo:

Verificar o prazo de emissão de NF-e retroativa no estado da empresa, assim como se ele é válido para o tipo de mercadoria e operação realizada;

Mesmo que o prazo de emissão seja maior do que 30 dias, é interessante emitir a nota fiscal retroativa dentro deste prazo para assegurar a questão dos registros contábeis.

Quais são as regras para poder emitir nota fiscal com data retroativa?

Basicamente, as regras para emissão de notas fiscais retroativas são:

• É importante documentar o por que de a NF-e estar sendo emitida desta maneira. Pode ser interessante informar os detalhes no campo de Observações da NF-e;
• Empresas que emitem nota fiscal retroativa de maneira corriqueira podem levantar suspeitas da Receita Federal, diminuindo a integridade das informações declaradas nos documentos.

A nota fiscal retroativa é legal?

Sim, na verdade é muito melhor emitir nota fiscal retroativa do que não emitir a NF-e. Não emitir nota fiscal pode ser considerado sonegação fiscal, que segundo o artigo 1° da Lei 4.729/1965 entende-se por:

“I – prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei;

II – inserir elementos inexatos ou omitir, rendimentos ou operações de qualquer natureza em documentos ou livros exigidos pelas leis fiscais, com a intenção de exonerar-se do pagamento de tributos devidos à Fazenda Pública”

Como emitir NFS-e retroativa?

Quando se trata de Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), o processo é um pouco diferente, isso por que a NFS-e é um documento municipal e cada prefeitura é livre para estabelecer regras para a emissão de nota fiscal retroativa.

Assim sendo, para evitar problemas, é necessário entrar no site da prefeitura ou então conversar com um contador sobre as regras específicas de cada cidade.

A importância da organização de notas fiscais

Como vimos ao longo do texto, não emitir nota fiscal pode trazer problemas para a empresa. Mesmo a emissão de nota fiscal retroativa pode causar algum problema se não for realizada da maneira correta.

Com isso, é importante investir em ferramentas de organização de documentos fiscais para facilitar a rotina fiscal. Para isso, você pode contar com a ajuda da tecnologia, com plataformas como o nsdocs.

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