Como fazer a apuração do ICMS e economizar impostos?

A arrecadação de impostos no Brasil tem várias camadas: desde a emissão de um documento fiscal, a apuração do ICMS, o pagamento de guias e a prestação de contas, existem diversos detalhes que precisam ser observados.

Por mais que grande parte destes processos sejam realizados por softwares, o facilita bastante a vida, é importante ter conhecimento sobre as regras, principalmente para economizar nos impostos.

Por isso trouxemos este texto, como uma espécie de guia resumido de todos os passos necessários e questões que precisam ser avaliadas na apuração do ICMS, confira!

O que é o ICMS?

O ICMS é o imposto sobre circulação de mercadorias e serviços, um tributo estadual que incide também sobre comunicações e transportes. O ICMS é regulamentado pela Lei Kandir (Lei Complementar 87/1996) e também pelo RICMS (Regulamento do ICMS).

É interessante destacar que o ICMS não incide apenas sobre a circulação de mercadorias, mas sobre transportes em geral, em operações intermunicipais e interestaduais. Como por exemplo, transporte de pessoas e carga.

O ICMS é o maior tributo estadual, mas uma boa tarde dele é destinada aos municípios, por isso, há um interesse das prefeituras sobre este tributo. Se você trabalha com a venda de mercadorias ou transporte de cargas ou pessoas, é interessante estar por dentro das regras do ICMS devido a sua relevância.

O fato gerador do imposto é a execução da atividade econômica da empresa que deve ser comprovada por meio de documentos fiscais como Nota fiscal. Depois, todas estas notas fiscais são reunidas no SPED (Sistema de Escrituração Fiscal Digital)

Base de Cálculo do ICMS

A base de cálculo, ou BC, como costumamos chamar, é o valor sobre o qual o imposto será calculado, geralmente, ela é o valor das mercadorias ou dos serviços prestados, mas tem as suas particularidades.

Por exemplo, existem algumas operações em que há uma redução na Base de Cálculo

Alíquota ICMS interestadual

Uma das primeiras coisas que você precisa saber para fazer a apuração do ICMS é a alíquota, ou seja, aquele praticado entre o estado de origem e destino.

As alíquotas interestaduais variam entre 7 e 12%, mas para ter certeza, você vai precisar verificar a tabela de alíquotas atualizada.

(tabela ICMS)

Lembrando que a tabela de ICMS serve como uma base, apontando o percentual máximo que pode ser cobrado, mas essa alíquota pode variar de acordo com a mercadoria ou área de atuação da empresa.

Alíquota ICMS interna

A alíquota interna de ICMS é aquela aplicada em operações realizadas dentro do estado, ela costuma variar entre 17% a 23%. Estes valores também estão evidenciados na tabela de ICMS, entretanto existem legislações estaduais para cada situação.

Isenção de ICMS

Nas regulamentações estaduais também estão descritas as situações de produtos e operações isentas, como por exemplo, itens para exportação e produtos para cesta básica.

Como funciona a apuração do ICMS?

Débito x Crédito e saldo apurado

Para entender melhor a apuração de ICMS, é necessário entender que a contabilidade dos contribuintes funciona com base em créditos e débitos, e movimentações de entrada e saída de itens e valores

Na apuração normal, basicamente é realizada a verificação se as entradas efetuadas na empresa geram crédito de ICMS e se as saídas do estabelecimento geram débito (como venda ou prestações de serviços).

Em uma operação básica, que não apresenta particularidades que veremos mais à frente, a empresa compra um produto para revenda, ou matéria prima que dá direito a um aproveitamento de crédito.

Dando continuidade, no momento da revenda, esta empresa vende o produto pronto ou realiza a revenda e

A apuração do ICMS como falamos brevemente anteriormente é realizada através das escriturações, onde são juntadas as notas fiscais de entradas com as de saídas e calculado os saldos para recolhimento.

Como o ICMS é apurado em empresas do Simples Nacional?

O Simples Nacional é um programa que busca incentivar as micro e pequenas empresas no Brasil, possibilitando que estes estabelecimentos possam pagar menos tributos. Neste programa, o imposto é tabelado de acordo com a receita bruta da empresa.

Assim sendo, a apuração e arrecadação são regidas por regras específicas da Lei Complementar 123/06. Inclusive, a porcentagem de arrecadação do ICMS varia de acordo com CNAE (Código de atividade econômica) da empresa, conforme descrito nos anexos da lei.

Dentro deste mesmo programa, existe ainda a figura do MEI (micro empresário individual) que tem a arqueação diferenciada realizada por uma taxa mensal.

Como é feita a apuração do ICMS ST?

Outro detalhe que precisa ser observado é o ICMS ST (substituição tributária). Na substituição tributária, o pagamento do ICMS é antecipado por um estabelecimento chamado de contribuinte substituto.

Basicamente, o ICMS ST funciona da seguinte maneira: um estabelecimento, na maioria das vezes uma indústria fornecedora realiza o recolhimento do imposto de toda a cadeia tributária. Assim sendo, os próximos contribuintes da cadeia, chamados de substituídos, não precisam realizar o pagamento do ICMS.

Neste caso, a apuração do ICMS ST é realizada na escrituração fiscal digital com códigos diferentes que indicam a operação. Não há créditos de ICMS nas operações, mas também não há débitos.

Outras situações que precisam ser observadas

ICMS DIFAL

Existe ainda a situação do diferencial de alíquota, que ocorre em algumas operações interestaduais, onde é necessário pagar a diferença na alíquota interna e interestadual do estado para a UF de destino. Ela ocorre basicamente em duas situações:

Contribuintes de ICMS

São pessoas que possuem fatos geradores de ICMS, na maioria empresas, que exercem atividade econômica e possuem Inscrição estadual. Estas empresas precisam recolher a DIFAL quando realizam operações interestaduais para uso e consumo ou ativo imobilizado.

Por exemplo, uma transportadora de São Paulo, que é contribuinte de ICMS, compra um veículo para prestação de serviços de transporte de um vendedor de outro estado. Neste caso, ocorre a DIFAL.

Não contribuintes de ICMS

São na maioria das vezes, pessoas físicas, ou consumidores finais. Um exemplo muito comum é a compra de produtos de e-commerce de estados diferentes daqueles em que a pessoa mora.

ICMS antecipação

A antecipação é outra forma de apurar o ICMS. Trata-se de regras específicas de alguns estados, que exigem o pagamento do tributo quando a mercadoria entra no estado. Isso faz com que a arrecadação precise ser realizada antes do que ocorra o fato gerador. Existem duas formas principais:

Com encerramento: todo o ICMS da operação é recolhido de forma antecipada.

Sem encerramento: quando ocorre a apuração parcial e ao fim do exercício é necessário realizar outra apuração do ICMS e verificar a diferença.

Importação

Nos casos de importação por pessoas jurídicas, o pagamento é realizado no desembaraço aduaneiro, quando a mercadoria entra no país. Para saber a alíquota de arrecadação, é necessário verificar o regulamento e código tributário do estado.

Reforma Tributária

No início de 2025 foi aprovada pelo presidente a Reforma Tributária, que prevê a simplificação do sistema tributário brasileira.

Uma das principais medidas é substituir o ICMS (e outros 4 impostos) por apenas dois: Contribuição Sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) que juntos compõem o IVA ( Imposto Sobre Valor Agregado (IVA).

A Lei aprovada define mudanças gradativas, onde primeiramente este imposto apareceria nas notas fiscais apenas como demonstrativo para ser implantado aos poucos até 2031. Ficamos no aguardo das próximas orientações do governo para saber como proceder futuramente.

A importância da automação na apuração de ICMS

Como pudemos perceber ao longo do texto, na apuração normal é possível aproveitar o crédito de ICMS das Notas Fiscais de entradas para deduzir do total a pagar do tributo.

Por isso, é muito importante ter um controle eficiente das notas de entrada para conseguir economizar no pagamento do imposto, já que o ICMS é um dos maiores do Brasil. E para isso, você pode contar com o auxílio da tecnologia.

Hoje já existem ferramentas que capturam de forma automática as NF-es de entrada da empresa a armazenam em um painel, com o nsdocs.

Com o nsdocs, você consegue se concentrar nas coisas que realmente importam no seu negócio economizando tempo na apuração do ICMS.

Para saber mais sobre esta ferramenta, acesse nosso site e confira!