Nota fria: o que é e como identificá-la

Os avanços tecnológicos implementados pela Receita Federal nos últimos anos estão dificultando cada vez mais sonegação de impostos e operações ilícitas em empresas. Entretanto, pessoas mal-intencionadas encontram formas de burlar a fiscalização, uma delas é a emissão de nota fria.

Neste post, explicamos sobre nota falsa e como identificar quando uma for emitida com o CNPJ de sua empresa.

O que é Nota Fiscal Fria?

Nota Fiscal fria, também chamada de nota falsa, é uma Nota Fiscal eletrônica emitida em nome de organizações relatando operações que não aconteceram. Por exemplo: determinada empresa está envolvida em operações criminosas, como tráfico de drogas ou licitações fraudulentas com órgãos públicos e emite notas frias para justificar entrada de dinheiro em caixa e movimentações bancárias.

Além disso, empresas utilizam notas frias para pagar menos impostos, descrevendo produtos e valores diferentes dos reais no documento, o que também é chamado de nota calçada.

Para emitir notas frias, as pessoas utilizam dados de empresas com quem não tiveram operações, sejam elas conhecidas ou não.

Quais são os três tipos mais comuns de notas fiscais frias?

Como falamos anteriormente, as notas fiscais frias são documentos falsos emitidos com o objetivo de burlar a Receita Federal e pagar menos tributos ou até mesmo deixar de pagá-los. Essa prática ilegal pode ocorrer de diversas maneiras:

Notas frias de operações que não ocorreram

Envolve a emissão de notas para transações comerciais que nunca aconteceram entre as empresas envolvidas, como uma nota fantasma. Por exemplo, uma empresa emite uma nota fictícia para uma venda de mercadorias ou prestação de serviços que nunca ocorreu de fato, provavelmente para lavagem de dinheiro.

Notas falsas sem validade fiscal

Mesmo quando uma operação de compra e venda ou prestação de serviço ocorre, o documento fiscal emitido é inválido ou falso, sem homologação da Secretaria da Fazenda. Ou seja, uma nota irregular

Notas fiscais com informações incorretas

O terceiro tipo de nota fiscal fria é aquela que acontece em uma operação de verdade, mas contém informações erradas, também podemos chamar de nota inidônea como um valor menor que o correto para diminuir a arrecadação de impostos.

Como saber se a nota fiscal é fria?

Uma das maneiras de descobrir se a nota fiscal é válida é consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica no Portal nacional.

Uma Nota Fiscal verdadeira, possui os dados corretos de acordo com a operação e foi devidamente transmitida para a SEFAZ, utilizando a assinatura com o certificado digital da empresa.

Como identificar notas frias com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica

Para consultar NF-e e verificar se ela não é uma nota fiscal falsa, siga os passos descritos abaixo:

• Acesse o Portal Nacional da NF-e;
• No menu, clique em “Consulta NF-e”;
• Digite a chave de acesso da NF-e (44 dígitos);
• Marque a opção “Não sou um robô” e resolva o CAPTCHA;
• Clique em “Continuar” para visualizar os detalhes da nota.

Quais são as penalidades previstas para quem emite Notas Frias?

As penalidades variam entre multas, fechamento da empresa e até prisão. A empresa que emite uma nota fiscal fria comete crime de acordo com o Artigo 172 do Código Penal e pode ser sujeita à pena de 2 a 4 anos de prisão e pagamento de multa.

O que fazer para evitar notas frias?

A melhor forma de evitar este tipo de problema é criar controles e rotinas de verificação de notas fiscais. Um desses controles, é realizar a manifestação do destinatário, que consiste em lançar um evento na NF-e para informar a SEFAZ e a todos os envolvidos da operaçãoo que a atividade descrita na nota representa, como:

• Ciência da operação: você reconhece a operação descrita na nota e tem conhecimento que ela de fato ocorreu;
• Confirmação da Operação: informa a SEFAZ que você reconhece essa operação e confirma que ela foi realizada com sucesso;
• Operação Não Realizada: informa aos envolvidos e a Secretaria da Fazenda que a operação não ocorreu de acordo com o combinado;
• Desconhecimento da Operação: este é o principal recurso quando há suspeita de fraudes fiscais.

Como identificar uma nota fria emitida contra seu CNPJ?

Um dos grandes problemas das notas frias é que empresas que não tem relação com a empresa fraudulenta podem ter suas informações utilizadas de forma ilícita, sem que tomem conhecimento.

Para identificar notas frias, você precisa prestar atenção nas NFes que são emitidas contra o seu CNPJ e analisar se as operações de fato ocorreram.

O ideal é contar com alguma ferramenta para gerenciamento de documentos fiscais, como o nsdocs, que resgata as NFes emitidas contra o CNPJ da sua empresa e armazena de forma organizada em um painel.

O que fazer ao identificar uma nota fiscal fria?

Se uma nota fiscal foi emitida para a sua empresa e você identificar que a atividade da qual se refere a nota não foi realizada, a primeira coisa que você deve fazer é lançar um evento de Desconhecimento da Operação. Com esse evento, você informa a SEFAZ e todos os envolvidos, que você não tem conhecimento do negócio que a NFe está comprovando.

Esse procedimento evita problemas como o Fisco e futuramente com outras autoridades caso tenha que responder algum processo.

Se o incidente for mais grave, como se acontecer com frequência, envolver mercadorias que podem ser usadas em operações ilícitas, como produtos químicos, ou então ter valores muito altos, você pode denunciar na ouvidoria da Receita Federal.

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