Tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Cada atividade realizada em uma empresa para a geração de receita, terá seu respectivo documento para comprovação ao fisco, o que é o caso da Nota Fiscal Eletrônica ou NFe. Mas você sabe o que é NFe? E em quais momentos ela deve ser emitida?

Continue lendo o guia completo que preparamos para você saber tudo o que precisa.

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento emitido digitalmente e validado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), que serve para registrar operações de compra e venda de mercadorias e também de outras movimentações de produtos, como remessa, etc.

Quais são os tipos de notas fiscais?

A nota fiscal foi o primeiro documento eletrônico criado e veio para substituir o bloco de notas, documento utilizado para registrar as vendas. As informações registradas no bloco só eram contabilizadas depois do período fiscal, o que poderia causar falhas no registro e diminuir a arrecadação, sendo assim, a nota fiscal eletrônica foi instituída.

Entretanto, existem outros tipos de notas fiscais eletrônicas que podem ser emitidos de acordo com determinada situação, sendo:

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

Utilizada na comercialização de produtos entre empresas e operações interestaduais. Além da compra e venda, ela também registra toda a circulação de mercadorias, como remessas, retornos e devoluções.

A nota fiscal eletrônica também possuí várias classificações como:

• Nota fiscal de entrada;
• Nota fiscal de saída;
• Nota fiscal de Remessa;
• Nota fiscal de devolução.

Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e)

Emitida quando a venda é realizada diretamente para o consumidor final, pessoa física. Muito comum em vendas do varejo, como em supermercados, farmácias e lojas.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Podemos dizer que esse tipo de nota fiscal é o formato antigo da nota fiscal do consumidor eletrônica, que ainda é usado em alguns lugares do país. Entretanto, esse tipo de emissão vem sendo substituído, pois o processo de emissão é realizado através de aparelhos específicos.

Nota Fiscal de Serviço (NFSe)

A nota fiscal de serviços eletrônica é emitida quando é realizado um serviço dentro do município onde a empresa está situada. Uma das principais diferenças deste tipo de nota é que o imposto arrecadado (ISS) é destinado ao município.

Além disso, a nota fiscal de serviço é emitida através do portal da prefeitura de cada estado e não existe um padrão único de emissão de notas fiscais, cada cidade possuí suas regras.

Existem projetos para mudar isso como o NFF (Nota Fiscal Fácil) e o NFSe Nacional, mas ainda estão sendo difundidos no Brasil.

Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)

Este tipo de nota é utilizado por pessoas que não são obrigadas a realizar a emissão de notas fiscais, como MEI (Micro empreendedores Individuais) e empresas com atividade que não exige a emissão de nota fiscal, como prestação de serviços.

O que eu preciso para emitir nota fiscal?

Para realizar a emissão de nota fiscal, você precisa de:

• Estar com o CNPJ e com a Inscrição Estadual devidamente habilitada na Receita Federal e SEFAZ estadual respectivamente;

• Estar devidamente credenciado para realizar a emissão de Nota Fiscal junto a Secretaria da Fazenda do Estado;
• Possuir Certificado Digital; 
• Contratar um sistema emissor ou emitir através de um programa gratuito;
• Obviamente você também vai precisar de conexão com a internet para poder validar os documentos.

Quais são as informações que precisam ser preenchidas na nota fiscal?

Assim também existem informações que é necessário saber para conseguir realizar a emissão:

• Dados dos participantes e dos produtos;
• Em qual Regime Tributário a Empresa está registrada;
• Qual é o CST (Código da Situação Tributária) que você vai utilizar;
• Quais são os CFOP’s (Código Fiscal de Operações e Prestações) que vai utilizar;
• Se há uma Alíquota que você vai usar para o Cálculo do ICMS;
• Se os dados de PIS, COFINS e IPI devem ser informados. Em caso positivo, verificar qual a Situação Tributária e Alíquota a serem atribuídas a eles; 
• Em caso de destaque do IPI, solicitar também o Código do Enquadramento Legal;
• Referente ao FCP (Fundo de Combate à Pobreza), verificar se deve ser utilizada alguma Alíquota;
• Necessidade de informação do ISS. Em caso positivo, verificar qual Alíquota deve ser utilizada, se ele será retido ou não e qual o Indicador/Tipo.

Quem deve emitir a nota fiscal?

Todas as atividades econômicas que geram receita precisam ser comprovadas por meio de um documento fiscal, sendo assim, toda a empresa que realiza venda de mercadorias, industrialização, ou qualquer outro tipo de atividade que envolva a circulação de mercadorias, deve emitir a NFe.

Conforme mencionado anteriormente, dependendo da operação que a empresa esteja realizando, talvez não seja necessário emitir a NF-e propriamente dita, e sim um dos outros documentos fiscais, como a NFSe em caso de serviços prestados dentro do município, NFCe para vendas ao consumidor final e CTe para transportes de carga.

Quem não precisa emitir nota fiscal eletrônica?

Existem algumas situações em que não é necessário emitir nota fiscal. Como o MEI (Micro Empreendedor Individual), quando realiza a venda para não contribuintes, ou seja, pessoas físicas.

Além disso, empresas prestadoras de serviço, dependendo do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) não precisam emitir nota fiscal.

Quando devo emitir a NFe?

A nota fiscal deve ser emitida sempre que há operações de circulação de mercadorias entre empresas ou filiais e transação comercial interestadual. Além de compra e venda, outras operações também exigem a emissão de notas fiscais, confira abaixo:

• Devolução: emitimos quando a precisamos devolver a mercadoria por algum motivo e os produtos vão sair da empresa;
• Retorno: a NFe é emitida quando a mercadoria precisa retornar, pode ser utilizada em casos de conserto, por exemplo;
• Remessa: é utilizada quando a mercadoria é enviada até a outra empresa, como no envio de produtos de uma matriz para a filial;
• Complementar: este tipo de operação ocorre quando é necessário complementar valores de outra NFe emitida anteriormente.

Como consultar as Notas fiscais emitidas para o meu CNPJ?

Através do portal da SEFAZ

• Passo 1: acesse o portal NFe da SEFAZ;
• Passo 2: clique na opção “Consultar NFe”;

• Passo 3: digite a chave de acesso no campo indicado;
• Passo 4: realize a validação “Sou humano” e clique em “Continuar”;

• Passo 5: clique em “Consulta Completa” e selecione o certificado digital da sua empresa.

Enfim, serão exibidas as informações da NFe. Você pode realizar o download do documento clicando na opção correspondente, onde o arquivo XML da NFe será baixado em seu computador.

Através do nsdocs

A melhor forma de consultar notas fiscais emitidas para o seu CNPJ é através de um gerenciador de arquivos XML, como o nsdocs.

Como o nsdocs, você consegue consultar as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ de forma automática, com apenas duas configurações no sistema:

• Configure o Certificado de sua empresa no painel do nsdocs;
• Selecione a forma de busca automática.

Qual a diferença entre DANFe e XML?

Conforme mencionamos anteriormente, a nota fiscal é um documento eletrônico, emitido digitalmente. No momento em que ocorre a validação da nota fiscal, é gerado o XML, arquivo digital da mesma, e é este que possui a validade fiscal.

O XML é formado por diversas informações organizadas nas chamadas “tags”, ou seja, categorias. Se você abrir um arquivo XML em seu computador, talvez não entenda as informações contidas nele, pois este arquivo contém todas as informações da nota fiscal nas tags e ainda possui assinaturas e chaves de validação específicas.

Já o DANFe é a outra metade do XML, é chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, é onde estão descritas as informações da NFe, que pode ser impresso ou então armazenado de maneira digital, em formato PDF, por exemplo.

Por quanto tempo devo guardar a NFe?

Você deve armazenar o arquivo XML da NF por no mínimo 5 anos, que é o prazo definido pela legislação, onde talvez seja necessário prestar contas dos documentos emitidos.

Para gerenciar melhor as suas notas fiscais, nada melhor do que contar com uma solução como o nsdocs, que ajuda no recebimento, organização e distribuição das notas. Acesse nosso site e saiba mais.