Status nota fiscal: o que é e como consultar

Na emissão e utilização de nota fiscal eletrônica existem diversos elementos que precisam ser acompanhados e observados. Um deles é o status da nota fiscal.

Vamos ver neste texto o que é e como consultá-lo.

O que é status da nota fiscal?

O status da nota fiscal eletrônica é a situação da nota fiscal na SEFAZ. Ele dita se uma NFe está validado ou não e pode ou não ser utilizada em uma operação.

Quais são os status da nota fiscal eletrônica?

Confira abaixo os status da NFe:

Autorizada

Este status significa que a nota fiscal foi aprovada e está pronta para ser utilizada em uma operação. Também significa que as notas fiscais possuem validade fiscal.

Em processamento

Quando emitimos os documentos em nossos sistemas emissores e enviamos para a SEFAZ, existe uma espécie de fila para que os servidores da Secretaria da Fazenda realizem a validação.

Quando a NFe fica com o status “Em processamento” significa que ela está nessa fila e está sendo processada.

É necessário ficar atento a esse tipo de status pois ao tentar emitir outra nota fiscal com o mesmo numero pode ser apresentado o erro de “Duplicidade de NFe”, isso por que o documento existente no sistema pode ficar diferente do registrado na SEFAZ depois de validado.

Rejeitada

Este status é exibido quando ocorrem erros no momento da emissão. Quando enviamos as informações para a SEFAZ, ela possui uma série de validações para os dados, se algum deles estiver faltando ou preencher incorretamente, a NFe é apresentada como Rejeitada.

Quando ocorre uma rejeição, a nota não é registrada na Secretaria da Fazenda, ou seja, é possível editar o documento e efetuar uma nova tentativa de verificação.

Cancelada

Como o nome já diz, este status será apresentado quando o documento já tiver sido cancelado. As notas fiscais canceladas não possuem validade jurídica. E um documento cancelado não pode acompanhar a mercadoria.

Inutilizada

Quando os números da sequência de emissão não são utilizados, é necessário repassar isso para a SEFAZ, pois a numeração faltando pode acarretar problemas com a fiscalização. No site da SEFAZ é possível consultar as numerações inutilizadas.

Delegada

Este era um status utilizado pela SEFAZ quando havia a tentativa de emissão de uma nota fiscal e o emissor, remetente ou destinatário estavam com problemas cadastrais, como IE (Inscrição Estadual) inativada ou suspensa.

O que é status da SEFAZ?

O status da SEFAZ é a disponibilidade dos servidores da SEFAZ para a emissão de documentos eletrônicos. Como se sabe, os documentos fiscais são emitidos em sistemas emissores e transmitidos para a SEFAZ que faz a validação dos mesmos.

Entretanto, em alguns casos, podem ocorrer problemas nos servidores da SEFAZ, que podem ser programados (quando ocorrem manutenções) ou repentinos. Além disso, os documentos são transmitidos primeiramente para a SEFAZ estadual e posteriormente para o ambiente nacional.

Ou seja, pode ser que algum servidor estadual também enfrente problemas.

Para acompanhar a disponibilidade dos serviços, a Secretaria da Fazenda oferece uma página para consulta de disponibilidade da SEFAZ, que monitora os servidores:

Se o status estiver como verde, o servidor estará funcionando normalmente. Se ele estiver amarelo, pode haver problemas ou uma fila de processamento, ou seja, ele estar enfrentando instabilidade. Se estiver vermelho, quer dizer que está fora do ar, e não será possível validar os documentos.

Entretanto, percebemos que nem sempre esta disponibilidade estará devidamente atualizado. Por isso existem outras ferramentas de consulta como o site da Bsoft, nossa parceira.

Como consultar o status da nota fiscal eletrônica?

Acesse o portal da Nota fiscal eletrônica e clique na opção “Consulta NFe”

Na página a seguir, digite a chave de acesso e realize a validação do captcha:

Na tela aberta na sequência, é possível ter acesso às informações resumidas na NFe e também verificar o status da mesma.

Se a nota estiver cancelada ou com algum status diferente de autorização, será exibido um alerta na tela:

Acompanhar os status de notas fiscais

Uma forma de acompanhar os status das notas fiscais de forma fácil é contar com uma solução automatizada.

No nsdocs, cada vez que uma nota fiscal é cancelada, o sistema atualiza e emite uma notificação. Esse processo é muito importante para evitar fraudes e manter a conformidade da operação.

Acesse nosso site e saiba mais sobre nossas soluções.