O que é cancelamento extemporâneo, quais as regras e como solicitar

Na operação de emissão de documentos fiscais eletrônicos, emitir NF-e, CT-e ou MDF-e incorretamente é algo que pode acontecer, talvez até com certa frequência.

O problema é que estes erros de emissão, ou até mesmo cancelamentos de venda, desistência de clientes, podem ocorrer após o prazo de cancelamento ter passado, o que dificulta um pouco o processo.

Para isso, existe o cancelamento extemporâneo, que nada mais é do que o cancelamento de documentos fora do prazo normal, mas esta solução tem regras e prazos próprios.

Por isso, reunimos as informações principais sobre cancelamento extemporâneo de NF-e, CT-e e MDF-e, para que você saiba como agir quando precisar solicitar um. Acompanhe!

O que é cancelamento extemporâneo?

O cancelamento extemporâneo ou cancelamento fora do prazo é uma solução que a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) oferece para contribuintes que precisam cancelar documentos fiscais fora do prazo normal instituído pela legislação.

Quais os motivos para solicitar cancelamento extemporâneo?

Além de o prazo normal já ter acabado, o cancelamento extemporâneo de documentos fiscais pode ser solicitado pelos seguintes motivos:

• Erro de Emissão: dados incorretos, produto errado ou valor de imposto divergente;
• Operação Não Realizada: venda não concretizada, desistência do cliente ou erro de envio.

Quais são os tipos de documentos fiscais eletrônicos que podem ser cancelados fora do prazo?

Confira abaixo os documentos que podem ser cancelados fora do prazo:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e);
• Conhecimento de transporte eletrônico de outros serviços (CT-e OS).

Qual é o prazo de cancelamento de cada documento fiscal eletrônico?

O prazo de cancelamento normal pode variar de acordo com o tipo de documento conforme abaixo:

• NF-e: o prazo normal é de 24 horas após a emissão do documento, conforme Ajuste SINIEF 07/05;
• CT-e: chega a 168 horas a partir do momento de emissão, conforme definido no Ajuste SINIEF 09/2007;
• MDF-e: 24 horas após a validação do documento;
• CT-e OS: também tem o prazo de cancelamento de 168 horas.

Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo?

Na maioria dos casos, o emitente do documento fiscal eletrônico pode solicitar o cancelamento fora do tempo. Em situações onde o emissor tem mais dificuldade, o cancelamento pode ser realizado pelo contador habilitado.

Qual é o prazo para cancelar extemporaneamente documentos fiscais eletrônicos?

O prazo de cancelamento extemporâneo dos documentos varia de acordo com o estado, pois é a SEFAZ estadual que realiza o registro dos pedidos de cancelamento.

No caso do estado de São Paulo, por exemplo, o prazo para cancelar uma NF-e fora do prazo é de 480hs (20 dias) a partir da autorização da NF-e a ser cancelada.

Se quiser saber mais como funciona esse tipo de cancelamento, assisa o vídeo abaixo de nossa parceira, Bsoft:

 

Como realizar o cancelamento extemporâneo?

Assim como os prazos, o processo de cancelamento extemporâneo pode variar um pouco de estado para estado. O ideal é consultar a legislação estadual para saber como agir. A seguir, trouxemos um resumo de como funciona esse processo em cada estado:

São Paulo – NF-e

As instruções do site da SEFAZ dizem que:

Destinatário pessoa jurídica

• O primeiro passo é lançar do evento de “desconhecimento da operação” ou “operação não realizada” por parte do destinatário;
• Após o lançamento do evento o emissor pode realizar o cancelamento da NFe em seu sistema, desde que dentro prazo de cancelamento extemporâneo da NF-e.

Destinatário pessoa física

• Quando o destinatário é pessoa física e não possui certificado digital para realizar o lançamento do evento de operação não realizada, é necessário que o mesmo emita uma declaração informando que a NFe estava incorreta ou a operação não pode ser realizada;
• Depois disso, o contribuinte emitente do documento pode solicitar o cancelamento através da SEFAZ.

Rio de Janeiro – NFe, CTe e MDFe

No portal da Fazenda do estado é possível solicitar e consultar a reabertura do prazo de cancelamento de documento fiscal. Neste estado, é necessário pagar uma guia de arrecadação para conseguir liberar o cancelamento da NFe

Após a solicitação ser aprovada, é possível realizar o cancelamento em um programa emissor.

Minas gerais – NFe, CTe e MDFe

• Acessar o SIARE e procurar pela opção de solicitação de cancelamento extemporâneo no respectivo documento fiscal;
• Preencher o CNPJ ou Inscrição estadual do emitente do documento fiscal a ser cancelado;
• Informar a chave de acesso e justificativa da perda de prazo;
• Lançar o cancelamento do documento no sistema emissor.

MDF-e

Na maioria dos estados, o pedido de cancelamento extemporâneo de MDF-e é realizado no site da SEFAZ. Após o pedido ser aprovado, o cancelamento pode ser realizado normalmente através do sistema emissor. Entretanto, existem estados que não permitem este procedimento para o MDFe

CT-e OS

O cancelamento fora do prazo do CT-e OS segue os mesmos parâmetros do CT-e para transporte de cargas, entretanto, seu cancelamento extemporâneo acaba se tornando mais fácil por que este documento não tem vínculo com o MDF-e.

Quais são as regras de cancelamento extemporâneo?

Confira as regras para cancelamento extemporâneo abaixo:

NFe

• A nota fiscal eletrônica não pode estar vinculada a CT-e ou MDF-e autorizado.

CTe

• O CTe não pode estar vinculado a um MDF-e autorizado ou encerrado.

MDFe

• Via de regra, o transporte não pode ter sido iniciado;
• Não pode ter evento de Registro de Passagem registrado pelo Fisco;
• O MDF-e não pode estar encerrado;
• Em alguns estados, o cancelamento extemporâneo do MDFe não está disponível.

Sendo assim, para cancelar uma NF-e vinculada a outros documentos fiscais eletrônicos, é necessário primeiramente cancelar estes outros documentos.

Agora se o MDF-e já estiver encerrado ou com um evento de passagem registrado, não será possível cancelar o documento ou os outros vinculados a ele, sendo necessário encontrar outras formas de resolver o problema.

Quanto custa o cancelamento extemporâneo de documentos fiscais?

O valor pode variar de estado para estado e existem ainda aqueles que não realizam cobranças.

Diante dessa taxa a ser paga é interessante analisar se o cancelamento fora do prazo é viável, pois o prejuízo em se ter um documento incorreto autorizado é que é necessário arrecadar impostos referente a operação.

Em alguns casos, a multa pode ser aplicada caso o prazo do cancelamento extemporâneo tenha sido ultrapassado, como no caso da SEFAZ do estado de São Paulo.

Se a taxa for mais cara que o valor pago de impostos no documento, talvez não seja interessante economicamente cancelar.

Entretanto, nestes momentos sempre é necessário consultar o contador da empresa que tem propriedade para indicar qual é o caminho mais correto para a empresa.

É possível cancelar um documento fiscal após 24 horas?

Em conclusão, vimos no texto que é possível sim cancelar um documento fiscal foram do prazo estabelecido, entretanto esse processo tem algumas regras e podem haver valores ou multas para conseguir efetuar a operação.

Como gerenciar documentos fiscais eletrônicos

Como pudemos ver no texto, o processo de cancelamento extemporâneo tem várias regras e procedimentos que precisam ser realizados. O pedido de cancelamento também vai variar de acordo com o estado e com o tipo do documento fiscal.

Sendo assim, uma forma de evitar que este procedimento seja necessário é gerenciar seus documentos fiscais eletrônicos da melhor forma possível, onde um gerenciador de documentos fiscais se faz necessário.

Um bom exemplo de sistema para organizar seus documentos fiscais eletrônicos é o nsdocs, com ele você consegue visualizar as operações de NF-es, CT-es e MDF-es de forma simples e clara.

Além disso, você pode receber atualizações dos documentos fiscais de forma automática, ficando fácil de identificar quando há algum problema.

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